この記事でわかること
- 電子印鑑と電子署名の意味と使い方の違い
- 両者の法的効力と根拠の有無
- セキュリティや導入面での違い
- 目的別にどちらを使うべきかの判断材料
- 電子契約導入時の注意点とよくある質問
電子印鑑と電子署名とは？まずは基本を押さえる
電子印鑑とは？
電子印鑑とは、紙の印鑑の画像をデジタルデータにしたものです。WordやPDFなどの文書に画像として貼り付ける形式が一般的で、外見的には従来の印鑑とほぼ変わりません。
- 【メリット】簡単に使えて、導入コストが低い
- 【デメリット】法的な証拠力は低く、改ざんのリスクがある
電子署名とは？
電子署名は、電子文書の「真正性（改ざんされていないこと）」と「本人確認」を証明する技術です。主に、公開鍵暗号方式と認証局（CA）を使って本人性を担保する仕組みです。
- 【メリット】法的効力が高く、改ざん防止ができる
- 【デメリット】仕組みが複雑で、導入にはある程度のコストがかかる
法的効力の違い｜電子印鑑に法的根拠はある？
電子印鑑の法的な扱い
電子印鑑自体には法律で定められた効力はなく、印影が単なる「画像データ」として扱われる場合があります。したがって、証拠力は限定的です。第三者によるなりすましや改ざんのリスクがあるため、重要な契約には不向きです。
電子署名は電子署名法で保護されている
一方、電子署名は「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」に基づき、その効力が明確にされています。特に「本人による意思表示があったと推定される」法的効力が認められるのは、認定認証事業者（法務省が認定）による電子証明書を使った場合です。
電子印鑑と電子署名の比較表
| 項目 | 電子印鑑 | 電子署名 |
|---|---|---|
| 法的効力 | 低い（証拠力が乏しい） | 高い（電子署名法に基づく） |
| 改ざん防止 | 難しい（画像貼り付け型） | 容易（暗号技術とタイムスタンプ） |
| 本人性の証明 | できない | できる（電子証明書が必要） |
| 導入コスト | 安価・無料ツールもあり | 認証局利用などによりコストが発生する場合あり |
| 導入のしやすさ | 非常に簡単 | 手続きや知識が必要 |
| 使用シーン | 軽微な合意書、社内文書など | 重要な契約書、官公庁提出書類など |
利用シーン別のおすすめ｜どちらを使うべきか？
| 利用シーン | おすすめ | 理由 |
|---|---|---|
| 社内の承認・回覧文書 | 電子印鑑 | コストをかけず手軽に運用できる |
| 見積書・請求書・発注書などのやりとり | 電子印鑑＋署名併用 | 相手方との信頼性を高めたい場合は署名機能も追加 |
| 法的効力が必要な契約書類 | 電子署名 | 電子署名法の適用により、本人確認と改ざん防止が可能 |
| 官公庁への提出書類 | 電子署名 | 認証局の証明書を使うことで、公的にも有効性が担保される |
電子署名・電子印鑑の導入時の注意点
- 目的を明確にすること
単なる社内文書なのか、法的な証拠が必要な契約書なのかで、どちらを使うかが変わります。 - 相手方との合意も重要
電子印鑑・電子署名のいずれも、相手方が認めていなければ法的トラブルになる恐れがあります。 - セキュリティ管理を徹底する
電子署名は安全ですが、パスワードや証明書の管理が杜撰だと効果が薄れます。社内教育も必要です。
よくある質問（FAQ）
Q1. 電子印鑑だけで契約書は有効ですか？
A. 相手方との合意があり、契約の成立要件を満たしていれば法的には成立しますが、後のトラブル防止の観点では電子署名が推奨されます。
Q2. 電子署名は誰でも利用できますか？
A. 利用には電子証明書が必要で、多くの場合、認証局からの発行が必要です。法人向けや個人事業主向けなど複数あります。
Q3. 無料で使える電子署名サービスはありますか？
A. 一部のクラウドサインやfreeeサインなど、無料プランを提供しているサービスもありますが、機能制限があります。
まとめ｜電子印鑑と電子署名の使い分けが重要！
電子印鑑と電子署名は、見た目や使用方法は似ていても、法的効力・セキュリティ・導入コストなど、様々な面で違いがあります。
- 軽微な業務文書には電子印鑑を
- 重要書類や契約関連には電子署名を
といったように、用途に応じて適切に使い分けることが、電子化業務を成功させる鍵となります。導入時は、法的根拠やセキュリティ面も含めてしっかりと検討しましょう。
